Ci-dessous les Questions fréquemment posées :

• Qu’est-ce qu’un « exemplaire de dossier » et qui en est responsable ?
• Dois-je traiter les documents électroniques différemment des documents papier ?
• Comment dois-je organiser les fichiers que je dois conserver ?
• Que dois-je inclure dans un nom de fichier ?
• Quel est l’avantage d’ajouter des métadonnées (remplir les « propriétés ») d’un fichier ?
• Quels fichiers électroniques dois-je conserver ?
• Combien de temps dois-je les conserver ?
• Qu’est-ce qu’une « copie d’enregistrement » et qui en est responsable ?

« Une copie d’enregistrement est la copie officielle d’un document qui est conservée à des fins juridiques, opérationnelles ou historiques » -Guidelines for Managing Email. Bien qu’il puisse y avoir plusieurs copies d’un document, la copie d’enregistrement est la copie officielle. Par exemple, bien que les membres d’un comité puissent recevoir des rapports et des comptes rendus de réunion pendant qu’ils siègent à ce comité, c’est le président ou un autre employé désigné qui conserve l’exemplaire officiel des documents créés par ce groupe. C’est ce document qui doit être conservé comme un document de l’Université. Les copies distribuées aux autres membres du comité sont des copies de référence et doivent être détruites lorsque le membre ne fait plus partie du comité.

Dois-je traiter les documents électroniques différemment des documents papier ?

Les fichiers électroniques doivent être gérés en fonction de leur contenu, et non de leur format. Le fait de conserver ou non un dossier dépend de sa valeur, de son sujet et de sa fonction. Bien que le fait que le document soit dans un format électronique n’affecte pas la durée de conservation du dossier, vous devez être conscient des problèmes liés au maintien de l’accès aux fichiers électroniques au fil du temps.

Les fichiers électroniques sont particulièrement fragiles en raison de l’obsolescence du matériel et des logiciels, de l’instabilité des formats de support et de la facilité avec laquelle les fichiers peuvent être effacés, sciemment ou non. Un plan de sauvegarde cohérent est essentiel à la préservation des matériaux numériques. La conservation à long terme nécessite une migration entre les versions de logiciels et les formats de supports. Pour plus d’informations sur la conservation et la suppression des fichiers, consultez le guide de conservation des documents de Records Management.

Comment dois-je organiser les fichiers que je dois conserver ?

Une bonne structure de dossiers de fichiers est une structure qui vous aide à conserver, à trouver et à contextualiser les documents. Lorsque vous choisissez le titre d’un dossier, il est important d’utiliser un nom qui décrit précisément les documents que vous y classerez (exemple : « demandes et remboursements de voyages exercice 2006/2007 »). Essayez d’utiliser une orthographe et un vocabulaire cohérents que les autres pourront interpréter si nécessaire. Évitez autant que possible d’utiliser des acronymes et abréviations obscurs. Vérifiez que vos catégories ne se chevauchent pas.

La plupart des gens trouvent utile un système à plusieurs niveaux de dossiers et de sous-dossiers. Dans la mesure du possible, les dossiers d’un niveau donné ne doivent pas se chevaucher et ils doivent être liés à la nature des documents créés et à votre calendrier de conservation des documents, si possible. Par exemple : votre dossier principal peut être Évaluations de cours, avec des sous-dossiers Évaluations de cours automne 2005, Évaluations de cours printemps 2006, etc.

Si les fichiers sont stockés sur un serveur de réseau partagé, les schémas d’organisation et les titres des dossiers doivent être établis en consultation avec les administrateurs du système et les autres personnes accédant au réseau.

Que dois-je inclure dans le nom d’un fichier ?

Un fichier doit être nommé en fonction de son contenu. Il doit également inclure toute date de révision ou de version et l’identification de l’auteur s’il s’agit d’un fichier auquel plusieurs auteurs ont contribué. Par exemple : Rapport annuel 11_01_05 Janvier. Le nom du fichier et la structure du dossier peuvent souvent fonctionner ensemble pour fournir le contexte d’un document. Par exemple, un document peut se trouver dans une structure de dossier telle que Applications > sous-dossier 2004 > Janvier Doe. Alors que le nom du fichier vous informe uniquement que le fichier concerne une inconnue, la structure vous indique que le fichier est également une application de 2004. Lorsque vous partagez ou imprimez ce fichier, il peut être judicieux d’inclure les informations fournies par la structure du dossier.

Avez-vous des suggestions pour le partage de documents et l’organisation de l’espace de fichiers partagé ?

Si les fichiers sont stockés sur un serveur réseau partagé, les schémas d’organisation et les titres des dossiers doivent être définis en concertation avec les administrateurs système et les autres personnes accédant au réseau. Tous les membres de votre groupe doivent convenir de structures de classement et de dénomination standard pour les documents et les dossiers.

Quel est l’avantage d’ajouter des métadonnées (en remplissant les « propriétés ») d’un fichier ?

L’ajout d’informations dans le champ des propriétés, comme le nom de l’auteur et la description, peut être utile pour fournir des informations contextuelles sur le document. Cela peut aider le créateur du document ou les utilisateurs à comprendre le document à l’avenir.

Quels fichiers électroniques dois-je conserver ?

Le Guide de conservation des documents peut vous aider à déterminer quels fichiers il est important de conserver et pendant combien de temps. N’oubliez pas que c’est le contenu, et non le format, qui détermine la conservation des documents  Il se peut que vous souhaitiez conserver certains fichiers électroniques qui ne figurent pas dans votre calendrier, comme la correspondance personnelle ou les publications savantes. Ces fichiers doivent être conservés de manière organisée et doivent être supprimés lorsqu’ils ne sont plus nécessaires.

Combien de temps dois-je les conserver ?

Les employés de l’université doivent être conscients de leur responsabilité de conserver les documents pendant toute la durée de leur période de conservation établie, conformément au calendrier de conservation des dossiers approuvé. Les dossiers ont des valeurs différentes en fonction du contenu du document. Avec la popularité des systèmes de stockage à haute capacité, les utilisateurs peuvent se sentir enclins à stocker tous leurs documents indéfiniment. Il incombe toutefois aux employés de l’Université d’évaluer la valeur de leurs dossiers de façon continue et de ne conserver les dossiers que pendant les périodes de conservation établies. Un article proposé gratuitement à notre rédaction par evok, expert en GED M files, voir https://theoueb.com/site-16487-evok pour en savoir plus !